KI-Agenten für Ihr Büro: der digitale Mitarbeiter für E-Mails, Belege und Termine.
Wir richten einen KI-Agenten in einem Tag bei Ihnen ein – auf Ihrem eigenen Konto, mit Ihren Regeln und ohne Bindung an uns.
Was ein KI-Agent im Büroalltag übernimmt
- Posteingang sortieren und Antworten vorbereiten
- Eingangsrechnungen und Belege erfassen und an die Buchhaltung weitergeben
- Termine abstimmen und Kalender pflegen
- Angebote aus Vorlagen und Preislisten erstellen
- Daten zwischen Programmen übertragen – auch ohne Schnittstelle, per Bildschirmbedienung
- Zahlungserinnerungen vorbereiten
- Anfragen und Ausschreibungen sichten und zusammenfassen
- Reisekosten und Spesen abrechnen
Chatbot oder KI-Agent?
Chatbot
Beantwortet Fragen und schreibt Texte. Die eigentliche Arbeit – kopieren, eintragen, ablegen – bleibt bei Ihnen.
KI-Agent
Arbeitet selbst in Ihren Programmen: liest E-Mails, legt Belege ab, trägt Termine ein und meldet sich, wenn ein Mensch entscheiden muss.
Welche Abläufe sich zuerst lohnen
Häufig und aufwendig
Hier anfangen: Belege, Posteingang, Datenübertragung. Der Nutzen ist sofort spürbar.
Häufig und einfach
Gute zweite Stufe: Termine, Erinnerungen, Standardantworten.
Selten und aufwendig
Mit Vorlagen und Checklisten unterstützen, etwa bei Ausschreibungen.
Selten und einfach
Lohnt sich meist nicht – hier bleibt es beim Menschen.
KI-Agent für Ihr Büro: in einem Tag eingerichtet
- Auftaktgespräch per Video (bis 60 Minuten): Ziele und Abläufe festlegen.
- Konto auf Ihren Namen beim KI-Anbieter – Sie zahlen das Abo direkt, ohne Aufschlag.
- Einrichtung vor Ort an einem Tag (bis 8 Stunden).
- Mindestens eine Anbindung: Outlook/Microsoft 365 oder Gmail, Kalender, Ablage oder Ihre Fachsoftware.
- Bis zu drei feste Abläufe und Ihr Betriebswissen hinterlegt.
- Freigaben und Rechte nach Ihren Vorgaben, Einweisung des Teams und Nachtermin nach vier Wochen.
Für welche Branchen?
Handwerk
Angebote, Auftragsbestätigungen, Materialbestellungen und Termine mit Kunden.
Hotel und Gastronomie
Reservierungsanfragen, Lieferantenrechnungen, Dienstpläne.
Praxen und Therapie
Terminorganisation und Verwaltung – Gesundheitsdaten bleiben bewusst außen vor.
Immobilien und Hausverwaltung
Anfragen von Interessenten, Mieterpost, Exposés und Abrechnungen.
Onlineshops
Kundenanfragen, Retouren, Produkttexte und Bestellabgleich.
Dienstleister
Posteingang, Belege, Angebote und Nachfassen.
Tipp: Zusammen mit unserem KI-Telefonassistenten wird jeder Anruf zur Aufgabe, die der Agent direkt abarbeitet.
Datenschutz und Kontrolle
- Für personenbezogene Daten nutzen wir Business-Tarife mit Auftragsverarbeitungsvertrag (DSGVO).
- Die Bildschirmbedienung setzen wir nur für Abläufe ohne Kundendaten ein.
- Patienten-, Pflege- und Gesundheitsdaten kommen nie in den Agenten.
- Sie legen fest, was der Agent darf – und wo ein Mensch freigeben muss.
- Die Einweisung unterstützt die KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 EU AI Act (seit 2. Februar 2025).
Preise
01 · Einrichtung
3.000 €
einmalig, 50 % bei Auftrag, 50 % nach Abschluss
02 · Erfolgsprämie
2.000 €
nur wenn das vereinbarte Ziel innerhalb von sechs Monaten erreicht ist
03 · KI-Abo
ab ca. 20 €
pro Monat, direkt beim Anbieter
04 · Ausbau
149 €/Std.
125 €/Std. für Kunden mit Website-Betreuung
Alle Preise zuzüglich USt. und Reisekosten nach Aufwand.
Häufige Fragen
Welche Abläufe eignen sich für den ersten Agenten?
Am besten Aufgaben, die oft vorkommen und Zeit kosten: Belege erfassen, Posteingang vorsortieren, Daten zwischen Programmen übertragen.
Kann der Agent unsere Buchhaltungs- oder Branchensoftware bedienen?
Ja, über Schnittstellen oder per Bildschirmbedienung. Welche Variante passt, klären wir im Auftaktgespräch – abhängig von Software und Datenart.
Was passiert mit unseren Daten?
Das Konto läuft auf Ihren Namen. Für personenbezogene Daten nutzen wir Tarife mit Auftragsverarbeitungsvertrag; Gesundheitsdaten verarbeitet der Agent nicht.
Was kostet der laufende Betrieb?
Das KI-Abo zahlen Sie direkt beim Anbieter, ab rund 20 € im Monat. Für Bildschirmbedienung oder viele Abläufe kann ein größerer Tarif nötig sein.
Was, wenn der Agent einen Fehler macht?
Kritische Schritte wie Zahlungen oder Versand an Kunden gibt ein Mensch frei. Der Agent dokumentiert, was er getan hat, und fragt nach, wenn etwas unklar ist.
Brauchen unsere Mitarbeiter eine Schulung?
Eine kurze Einweisung ist enthalten. Sie hilft auch bei der KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 EU AI Act.
Welche Aufgabe soll Ihr erster KI-Agent übernehmen?
Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) finden wir den Ablauf mit dem größten Nutzen.